Опрос
В Госдуме намерены рассмотреть повышение возрастного ценза на приобретение оружия до 21 года. А Вы согласны с этим изменением?

ЦИФРОВИЗАЦИЯ – ЭТО НОВАЯ ИНДУСТРИАЛИЗАЦИЯ. КАК РАНЬШЕ УЖЕ НИКОГДА НЕ БУДЕТ!

  • Потеря контроля над коммерческой информацией

Защита персональных данных – самая большая головная боль.

Когда сотрудники в панике копируют свои документы на флешки, виртуальные диски, пересылают себе на почту и т.д., информация расползается по домашнему компьютеру и перемешивается с семейными архивами, играми, вирусами и незащищёнными сервисами.

Защита персональных данных охраняется 152-м ФЗ, поэтому, если информация окажется у спамеров, мошенников или конкурентов, а источником является ваша организация, последствия – штраф в размере от 200 тысяч рублей или лишение свободы на срок до 2 лет.

Ответственный за защиту данных внутри организации – штатный сисадмин. Только он не будет достаточно ответственным, потому что на ту зп, которую платят в госучреждениях, квалифицированный и опытный специалист не пойдёт.

  • Потеря контроля над рабочим процессом

Важно знать не только результат, но и процесс!

Когда сотрудники работают удалённо, интенсивность выполнения задач зависит только от них самих.

Как бы часто вы ни созванивались или ни проводили планёрки, невозможно проконтролировать всё.

Можно узнать о «косяках» или невыполнении задачи заранее? Как повлиять на рабочий процесс, чтобы достичь нужного результата? Как понять, сотрудник вообще работал?

В госорганизациях почти не пользуются CRM-программами. Хотя и они не очень помогут. Здесь сработают только личная ответственность каждого сотрудника и его мотивация. Он должен организовать своё удалённое рабочее место так, чтобы ни дети, ни кошки, ни холодильник его не отвлекали.

  • Потеря контроля над коммуникациями

Ваши сотрудники перешли на удалёнку. Им поступают звонки с обращениями от граждан, из муниципальных учреждений и т.д. Как происходит коммуникация? В лучшем случае ваш айтишник настроит переадресацию звонков. Но куда? Правильно, на личные номера телефонов сотрудников или личные почтовые ящики.

Теперь отследить или послушать разговор, посмотреть переписку, историю сообщений, собрать статистику или сделать анализ невозможно. Контакт остался у сотрудника. Если человек заболеет или уволится, контакт будет потерян. А если передать его другому сотруднику, то ему понадобится начинать общение с нуля, потому что историю коммуникации уже не восстановить.

Почему вас не спасёт даже CRM? Потому, что какой бы отлаженной ни была эта программа, CRM сама не может вносить данные. Сотрудник делает это своими ручками. Он может внести, а может не внести информацию. Может это сделать намеренно, а может просто забыть.

За 5 лет работы мы видели разные последствия самостоятельного или неправильного перехода на удалёнку.

Поэтому разработали для себя «Три заповеди Безопасного Офиса 3.0», которые до недавнего времени были под грифом «Только для внутреннего пользования». Эти заповеди позволят быстро перевести офис на удалёнку без просадки рабочего процесса и помогут защитить коммерческую информацию.

Первая заповедь – работать только на виртуальных компьютерах.

Домашний компьютер выступает в роли телевизора, который просто передаёт картинку рабочего стола через Интернет. На виртуальном рабочем столе находится только рабочая информация – на домашнем только личная. Виртуальный компьютер – это собственность организации, и вы, как руководитель, можете в любой момент проследить за процессом, рассчитать рабочее время сотрудника, посмотреть историю сообщений, историю запросов в браузере, переписку и т.д. И сотрудники об этом знают.

Вторая заповедь – все звонки и переписка должны быть ТОЛЬКО с корпоративных средств связи.

Сотрудники не должны звонить или писать с личного номера/почты/аккаунта в рабочее время.

По данным анонимных опросов, 40% сотрудников признались, что хоть раз в жизни копировали коммерческую информацию для личных целей. Особенно легко это сделать на удалёнке, когда рабочая информация оказывается на домашних компьютерах.

Получается, что вы полностью зависите от сотрудника!

Если он заболел или уволился, остаётся только надеяться, что он соберёт все свои наработки и передаст их вам.

Если вы не обретёте контроль над информацией, коммуникациями и действиями своих людей, вы потеряете команду и бизнес!

Третья заповедь – контроль не только результатов, но и действий.

Вы можете проверить, как сотрудник обрабатывает входящие запросы, как переписывается, сколько часов он проводит именно в рабочем процессе. С помощью Безопасного Офиса™, вы можете настроить оповещение о нежелательных действиях сотрудника.

Например, он ищет работу на hh.ru. Вам сразу придёт уведомление на телефон. Или сотрудник большую часть рабочего времени провёл в соцсетях…

Эта функция нужна не для того, чтобы вы сидели и следили за сотрудниками. Нет. Это нужно для того, чтобы у вас сложилось общее представление о рабочем процессе вашего офиса. Сотрудники также будут знать, что всё происходящее на виртуальных столах контролируется.

 

Павел МИЛОВИДОВ, специалист по защите информации с 15-летним опытом,

руководитель сервиса аренды виртуальных компьютеров «Безопасный Офис»

 

Подробнее о цифровой безопасности Павел Миловидов рассказывает на бизнес-мероприятиях, о которых вы можете узнать тут: https://безопасный-офис.рф/events.

 

Дата публикации: 2.11.2020